Bu taslak hukuki görüş değildir; yayımlanmadan önce avukat kontrolünden geçirilmelidir.
Kapsam: (A) Miel’den İK danışmanlığı / kiralık İK direktörü hizmeti alan müşteri şirketlerin yetkilileri ve çalışanları; (B) bireysel veya kurum sponsorlu koçluk hizmeti alan danışanlar.
2.1 Veri sorumlusu
Miel Akademi Eğitim A.Ş. — Yenibatı Mah. Haydarcan Kılıçdoğan Cad. No: 47/2, Yenimahalle / Ankara — MERSİS: 0621118129200001 — E-posta: kvkk@mielakademi.com.tr
2.2 Önemli ayrım: Veri sorumlusu mu, veri işleyen mi?
Müşteri şirketler ve çalışanları için not: İK danışmanlığı sırasında müşteri şirketin (“Müşteri”) çalışanlarına ait verileri (özlük bilgileri, ücret, performans, organizasyon verileri) işleyebiliriz. Bu veriler üzerinde işleme amaç ve araçlarını Müşteri belirlediği için Müşteri veri sorumlusu, Miel ise Müşteri adına ve talimatıyla hareket eden veri işleyendir (KVKK m. 3). Çalışanların aydınlatılması ve gerekiyorsa açık rızalarının alınması Müşteri’nin yükümlülüğündedir; Miel bu amaçla Müşteri’ye örnek metin sağlar ve Hizmet Sözleşmesi’ndeki KVKK maddesi (Taslak 6, m. 9) ile veri işleyen yükümlülüklerini üstlenir.
Miel’in kendi adına veri sorumlusu olduğu haller: Müşteri yetkililerinin iletişim verileri, sözleşme ve fatura verileri, koçluk danışanlarının kişisel verileri, Miel’in kendi kayıt ve notları.
2.3 (A) Müşteri şirket yetkilileri — işlenen veriler ve amaçlar
| Veri | Amaç | Hukuki sebep |
|---|---|---|
| Yetkili ad-soyad, unvan, e-posta, telefon, imza | Sözleşmenin kurulması ve ifası, proje iletişimi | m. 5/2-c |
| Fatura ve ödeme bilgileri (şirket adına; gerçek kişi tacirse kişisel) | Faturalama, muhasebe, vergi yükümlülükleri | m. 5/2-ç (hukuki yükümlülük) |
| Toplantı notları, yazışmalar | Hizmetin kalitesi, kanıt ve takip | m. 5/2-f (meşru menfaat) |
| Referans/logo kullanımı (Kurucu Müşteri Programı) | Tanıtım | Açık rıza / ayrı mutabakat (Taslak 9) |
2.4 (B) Koçluk danışanları — işlenen veriler ve amaçlar
| Veri | Amaç | Hukuki sebep |
|---|---|---|
| Kimlik ve iletişim (ad-soyad, e-posta, telefon) | Seans planlama, sözleşmenin ifası | m. 5/2-c |
| Koçluk anlaşma formu: hedefler, beklentiler, gelişim alanları | Koçluk sürecinin yürütülmesi | m. 5/2-c |
| Koçun seans notları (kısa, hedef odaklı, danışanın ifadelerini özetleyen notlar) | Süreç sürekliliği, seanslar arası takip | m. 5/2-c; m. 5/2-f |
| Seans tarih/saat, katılım, iptal kayıtları | Faturalama, sponsor raporlaması (yalnızca katılım bilgisi) | m. 5/2-c |
| Geri bildirim ve memnuniyet anketleri | Hizmet kalitesi | m. 5/2-f |
| Envanter/test sonuçları (kişilik envanteri, 360° geri bildirim gibi klinik olmayan araçlar) | Gelişim planının hazırlanması | Açık rıza (m. 5/1), kurumsal programlarda Müşteri’nin hukuki sebebine ek olarak danışanın bilgilendirilmesi |
| Klinik/psikolojik ölçekler (ör. MMPI) — sağlık verisi niteliğinde özel nitelikli veri | Yalnızca yetkili uzmanca ve ayrı program kapsamında uygulanırsa değerlendirme | Ayrı ve özel nitelikli veri açık rızası (m. 6/3-a) — bkz. 2.7 |
Koçluk notları hakkında ilkeler:
- Notlar yalnızca koç tarafından tutulur, koçluk süreci dışında kullanılmaz, sponsor dahil üçüncü kişilerle paylaşılmaz.
- Notlara sağlık, cinsel hayat, siyasi görüş gibi özel nitelikli bilgiler kaydedilmez; danışan seansta böyle bir konu açsa dahi not alınmaz.
- Seanslar kayıt altına alınmaz (Taslak 7, m. 8). ICF akreditasyon/mentor koçluk amacıyla kayıt gerekirse ayrı ve yazılı açık rıza alınır.
- Danışan, notlarının bir kopyasını talep edebilir ve silinmesini isteyebilir (yasal saklama zorunluluğu olan fatura verileri hariç).
2.5 Aktarım
- Sponsorlu koçlukta sponsora: yalnızca seans sayısı, tarihler ve katılım durumu; danışanın onayladığı ölçüde hedef başlıkları. Seans içeriği aktarılmaz (ICF Etik Kuralları 2.2, 2.3).
- Hizmet sağlayıcılara (yurt dışı): Taslak 1 m. 1.4’teki tablo geçerlidir (Google Workspace, çevrim içi görüşme aracı, Wix randevu). Koçluk notları bulut yerine [şifreli yerel/Türkiye’de barındırılan] ortamda tutulur.
- Yetkili makamlara: yasal zorunluluk, mahkeme kararı veya kişinin kendisine/başkasına ciddi zarar riski hâlinde, mevzuatın gerektirdiği ölçüde.
2.6 Saklama
Koçluk notları: sürecin bitiminden itibaren [2 yıl], sonra imha. Sözleşme ve fatura: 10 yıl. Envanter sonuçları: gelişim raporu teslim edildikten sonra [6 ay] içinde ham sonuçlar silinir, rapor danışana aittir. Özel nitelikli veri: işleme amacı sona erdiğinde derhâl.
2.7 Özel nitelikli veri (MMPI ve benzeri klinik ölçekler) için ayrı açık rıza — ÖRNEK FORM
İç not: MMPI ve benzeri klinik ölçekler yalnızca yetkili psikolog/uzman tarafından uygulanabilir ve yorumlanabilir; koçluk kapsamında klinik tanı amaçlı kullanılamaz. Bu tür bir ölçek programa dâhil edilmeyecekse bu bölüm kaldırılmalıdır. Dâhil edilecekse Kurul’un özel nitelikli veri tedbirleri (şifreleme, erişim yetkilendirmesi, ayrı saklama) uygulanmalıdır.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ AÇIK RIZA BEYANI
Miel Akademi Eğitim A.Ş. tarafından [Program adı] kapsamında uygulanacak [Ölçek adı] ölçeğine
vereceğim cevapların ve sonuçlarının sağlık verisi niteliğinde özel nitelikli kişisel veri
olduğu; bu verilerin yalnızca [uygulayıcı unvanı] tarafından değerlendirileceği, sonuç raporunun
yalnızca bana ve (işaretlersem) koçuma iletileceği, işverenime/sponsora iletilmeyeceği, ham
verilerin rapor tesliminden itibaren [6 ay] içinde silineceği ve rızamı dilediğim zaman
kvkk@mielakademi.com.tr adresine yazarak geri alabileceğim hususlarında "Danışmanlık ve Koçluk
Müşterileri için Aydınlatma Metni" ile bilgilendirildim.
[ ] Yukarıdaki kapsamda özel nitelikli kişisel verilerimin işlenmesine AÇIK RIZA VERİYORUM.
[ ] Sonuç raporunun koçum ile paylaşılmasına rıza veriyorum. (İsteğe bağlı)
Rıza vermemem hâlinde ölçek uygulanmaz; koçluk sürecim bundan etkilenmez.
Ad Soyad: ______________ Tarih: ___/___/______ İmza: ______________
2.8 Haklar ve başvuru
Taslak 1 m. 1.6 ve 1.7 aynen uygulanır.